留E-mail过夜是愚蠢之举

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我一贯坚持“当天事，当天毕”，这也是我创造时间的手段之一。交到我这里的事情一定会尽快处理，绝不拖延决策时间。

我一般都是在早上刚起床后和晚上睡觉之前确认所有E-mail，书面资料一般都是在中午空闲的时间内全部处理掉。碰到一些比较严重的问题，立即给对方打电话予以解决。外出时会把E-mail转发到手机上，这样即使在行车中或出差地也能随时确认。因此，所有事件在我这里滞留的时间最长不超过几小时。

而在实际经营活动当中，我们经常会碰见一些不能有效管理时间，只知道埋头单干的上班族。即便是知名企业的总裁或CEO，也有不少人因没有时间处理大量的邮件而只能留到第二天。

到目前为止，包括在麦肯锡期间，我接触过数百位企业家。每当接到客户的咨询委托，我们首先要分析企业领导们的“收件箱”(决策前资料)和“发件箱”（决策后资料），从中发现公司目前都存在哪些问题、做出哪些指示、哪些事情未能及时做出决定等。通过上述分析，不仅能看出一个领导人的工作习惯，还能发现很多领导人把时间浪费在“不必要的琐碎事务”上。这表明拙于时间管理的企业领导人同样大有人在。

按道理，作为企业最高决策人更不应该握有大量未处理的“过夜信件”，凡是上报到自己手里的文件，应及时予以处理。因为管理层的决策一天不确定，下面所有人的工作就一天无法继续进行。自己无法处理或者无须亲自做的工作，可通过前面讲的“委托给他人”或“外包”的方式进行解决，而不应让自己成为决策的瓶颈。

这一点不仅对公司最高领导层，对项目经理或中坚管理层也是如此。相应决策不能及时下达的话，整个项目就无法往下推进，成本也会不断上升。解决问题的唯一办法就是积极改进业务流程，尽量不留费时的工作在自己手中。若想做到这一点，首先应该进行工作分类，利用有限的时间去做更重要的工作。

按上述方法创造时间的同时，还要量身定做自己的工作日程。合理制定繁忙时期工作日程的技巧只有一个，那就是把“一定要完成的重要事项”排在优先位置。

比如，我再怎么忙也一定会把休息日陪孩子一起玩作为优先考虑。其次就是海外出差，个人娱乐（滑雪、越野摩托车等），公司的重要活动、例会……再有剩余时间的话，就安排一些其他会议或洽谈、接受采访等。

当然，每个人优先考虑的因素是因人而异的，但只要通过上述努力，试着更主动去制定自己的工作日程的话，上班族的时间管理将会发生本质性改变。